Le métier de coordinateur

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présente les vendredis sur site

REFERENTIEL D’ACTIVITE DU COORDINATEUR EN MSP

Bloc 1 Mission d’Animation et Coordination pluriprofessionnelle

Planifier les activités pluriprofessionnelles de l’équipe

Organiser les réunions d’équipe (rétroplanning, ordres du jour, comptes rendus)

Animer les réunions

Accompagner à l’élaboration, la mise en place et le suivi de protocoles pluriprofessionnels

Organiser, animer et faire le compte rendu des réunions de concertation pluri professionnelles (RCP)

Organiser le suivi de décisions et évaluer les activités pluriprofessionnelles

Système d’information partagé

Aider au choix du système d’information en fonction des besoins des professionnels et du projet de santé

Connaître les fonctions pluripro du logiciel

Aider et inciter à la production et à la récolte de données en fonction des besoins des professionnels et du projet de santé

Accompagner l’équipe à définir un usage harmonisé du système d’information

Faire l’interface technique (interlocuteur) avec l’éditeur du logiciel

Communiquer

Développer les outils de communication à destination des usagers (accueil, salles d’attente, questionnaires de satisfaction, etc.)

Développer des outils de communication internes entre professionnels de l’équipe : outils sécurisés pour les cas patients, outils de coordination et de gestion de projet adaptés

Prêter attention à ce que chaque professionnel de santé soit sollicité, écouté et intégré dans le la structure

Veille des attentes et besoins de chacun

Mise à jour du Projet de Santé

Management des réunions et des groupes de travail

Animer les réunions d’équipe

Maîtriser des techniques d’animation

Identifier les référents : maître du temps, rapporteur, etc.

Identifier la maturité de l’équipe et adapter l’animation à celle-ci

Connaître les positionnements de chacun dans l’équipe

Cohésion d’équipe

Organiser la cohésion de l’équipe dans sa globalité (salariés et projet de santé) : Team building et journées de cohésion

Organisation d’espaces de rencontre entre professionnels de santé (d’échange entre pairs ou en cas de difficultés)

Animateur d'Intelligence collective

Management participatif et horizontal de l’équipe

Bloc 2 : La gestion de projet / la conduite de projet. Mission de coordination et suivi de la mise en oeuvre des actions de santé publique

Veille informationnelle sur les opportunités de financement et d’actions

Veille partenariale et actions de santé nationales et territoriales

Recherche de financement des projets, constitution, rédaction et dépôt de dossiers aux financeurs avec appui des fédérations et des CPTS

Aide à l’écriture et aide à la mise à jour des projets de santé et des actions de santé de l’équipe : émergence et conception des projets

Accompagner à la mise en place et suivi des projets et actions de santé : rétro planning, planification, réunion de coordination, gestion logistique, point d’étapes

Facilite la participation usagers en accord avec les professionnels de santé de la MSP et le projet de santé (évaluations, actions de prévention, patients experts, pair-aidance, etc)

Accès à la formation, travail en partenariat avec les chargés de prévention ARS

Mise en place, suivi et évaluation des expérimentations

Aide à la pose des indicateurs de suivi et d’évaluation du projet de santé de la structure (démarche qualité)

Assistance méthodologique à la production et à la collecte de données

Réalisation et analyse d’enquêtes de satisfaction de l’équipe et des usagers

Participation au rapport et analyse des données - rapport d’évaluation

Communication avec les tutelles et partenaires

Gérer la communication entre les acteurs du projet

Communiquer sur le projet au sein de la structure

Communiquer auprès des partenaires et du public visé à propos du projet

Rapport financier et rapport d’activités des actions de santé.

Recherche d'implication des usagers : s'appuyer sur leurs besoins pour assurer une cohérence entre l'offre et la demande

Accélérateur (mise en action) de projets innovants à l’initiative des PS (projet de recherche, article 51, appel à projet…)

Bloc 3 (peut le faire sous délégation de la gérance ou être assister d’une assistante de gestion/administrative) : La gestion administrative de la structure : Ressources Humaine, logistique, financière et légale

Volet financier par délégation de pouvoir

Organise la rédaction collaborative du budget prévisionnel

Participe à la définition des procédures financières (plafond de dépenses, choix des prestataires, délai de paiement, …)

Paiement des professionnels de santé libéraux et factures des prestataires

Facturation à la CPAM et aux mutuelles pour les actes générés par les PS salariés

Création et administration du groupement d’employeur si nécessaire

Gestion des charges (assurances, loyer, …)

Participer au suivi budgétaire en lien avec l’expert-comptable et la gérance

Réalisation de la comptabilité de la structure

Déclaration ACI

Collecte de données pour le reporting ACI

Volet juridique

Mettre en place et mettre à jour le cadre juridique de la structure. (RI/ statut/ avocat) en lien avec avocat/expert juridique

Organisation des assemblées générales (convocation/ PV / lien avocats), des conseils d’administration (dépend des MSP) ou tout autre réunion de gestion en lien avec la gérance

Volet RH

Accompagnement/ contribution à la définition de la politique RH salarié (contrats, formation, congés, style de management, gestion conflit, entretiens, risques professionnels, …)

Force de proposition et recherche de formation pluriprofessionnelle

Création d’un pool de remplaçants et gestion des contrats de remplacement (médecin, IDEL, …)

Prévention et repérage des conflits internes de l’équipe

Formaliser et organiser l’accueil des nouveaux arrivants (étudiants, stagiaires, vacataires, nouveaux professionnels de santé́, ...)

Créer une base de données des RH internes (organigramme, base de données, …)

Volet Administration

Gestion des stocks et autres besoins matériels de l’équipe (crise sanitaire) en lien avec le projet de santé

Ecriture des procédures de gestion de stock en lien avec le projet de santé

Bloc 4 : Mission de lien avec les acteurs extérieurs (les instances administratives, juridiques, associatives, médicales et autres réseaux)

Réaliser des analyses stratégiques des acteurs et des relations.

Représentation dans les réunions avec les partenaires : délégation de représentation politique par le CA et/ou participation aux travaux collectifs avec les partenaires et/ou veille informationnelle de l’exercice coordonné. Représentation de la MSP ? Aspect politique à préciser

Participation à l’écriture et à la diffusion du plaidoyer de la structure

Explicitation des choix de l’équipe vers les partenaires institutionnels

Création et animation des partenariats et de réseaux locaux afin de faciliter l’ancrage de la MSP sur son territoire et de répondre aux besoins de la MSP

Rédaction des conventions de partenariats

Se positionner en Interlocuteur privilégié avec les partenaires : tutelles, (partenaires) établissements de santé́, institutions, élus, professionnels hors structure, …

Faciliter le lien inter-MSP et inter CPTS

Activités liées de communication extérieure en collaboration avec un chargé.e de com notamment de la collectivité locale et/ou CA :

Sensibilisation des acteurs sur les actions de la MSP / structure

Sensibilisation de l’exercice coordonné auprès des autres acteurs

Recherche, déploiement et exploitation des outils de communication adaptés aux besoins de la structure

Déploiement de la stratégie de communication

Relations presse

Capitalisation sur la stratégie de communication : création et mise à jour d’une base de données des partenaires extérieurs, reporting d’actions, création de modèles d’actions reproductibles.

Bloc 5 - Dynamique d'Équipe et savoir être –

Parce qu’un coordo ne peut pas être uniquement un technicien de la tâche. C’est aussi un lanceur de dynamique, un tisseur de liens. Une certaine attitude et posture doit être cultivée.

Il nous est difficile de résumer les activités qui sont liées aux compétences psychosociales que le coordinateur doit développer. Elles sont toutes résumées ici.

Une tentative de liste de ces activités :

S’intégrer aux contextes psychosociaux

Analyser une problématique et rechercher une solution adaptée

Ecouter les professionnels de santé sur leur vision et besoins

Respecter les avis de tout le monde

Savoir garder sa neutralité si nécessaire et adapter son positionnement

Savoir reconnaître ses limites et aller chercher les compétences

Adapter sa posture au contexte de l’équipe et de la situation

Synthétiser et reformuler les informations issues des réunions

Prioriser et hiérarchiser les idées de l’équipe

Définir un objectif et comprendre une vision, amener une équipe à l’atteinte de cet objectif

Prise de parole en groupe

Créer des relations de confiance entre les professionnels de santé

Être en appui à l’équipe face à leurs difficultés- médiateur (désamorce) en cas de conflit naissant.

Qualités rédactionnelles